LoginGrote bedrijven vanaf 1 juli verplicht tot het rapporteren van werknemerskilometers
Nederland heeft afgesproken de CO2-uitstoot te verminderen. De CO2-uitstoot van zakelijk verkeer en woon-werkverkeer van werknemers hoort daar ook bij. Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) wil bekijken hoeveel CO2 het zakelijk verkeer en het woon-werkverkeer van werknemers uitstoot. Daarom geldt vanaf 1 juli 2024 de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM). Dit is onderdeel van het ‘Besluit CO2-reductie werkgebonden personenmobiliteit’, een maatregel uit het Klimaatakkoord. Met deze rapportages worden gegevens verzameld om inzicht te krijgen in de hoeveelheid CO2 uitstoot van werkgebonden mobiliteit.
Voor welke bedrijven geldt dit?
De verplichting geldt voor bedrijven met 100 of meer medewerkers. Werken er in uw bedrijf 100 of meer medewerkers dan bent u verplicht te rapporteren over het zakelijke verkeer en het woon-werk verkeer van uw medewerkers. De peildatum voor het bepalen van het aantal medewerkers is 1 januari van het jaar waarover u rapporteert.
Een medewerker telt mee wanneer deze bij u in dienst is met een contract voor 20 of meer uur betaald werk per maand. Uitzendkrachten, gedetacheerde medewerkers en vrijwilligers tellen niet mee. Wanneer er bij u sprake is van meerdere KvK-nummers dan moeten het aantal medewerkers per KvK-nummer geteld worden. Het rapporteren is dan ook per KvK-nummer.
Wanneer u minder dan 100 medewerkers in dienst hebt en u wilt toch bijdragen aan de regeling, dan mag dat vrijwillig.
Welke gegevens geeft u door?
De rapportageverplichting gaat in op 1 juli 2024. Het mag echter wel al eerder, vanaf 16 mei 2023 kunnen gegevens al vrijwillig worden aangeleverd. De verplichting houdt in dat u ieder jaar een opgave doet van het totaal aantal gereisde kilometers door de medewerkers voor uw bedrijf. Deze kilometers moeten per vervoermiddel en type brandstof worden gerapporteerd. Ook moet worden aangegeven of het om zakelijke kilometers of woon-werk kilometers gaat. De gegevens kunt u indienen door het online formulier op de site van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) in te vullen en op te sturen. De door u ingevoerde gegevens worden door de RVO vanaf 2025 automatisch doorgegeven aan de (regionale) omgevingsdienst. Zij controleren of werkgevers de gegevens op tijd en goed hebben ingediend. Elk jaar moet de rapportage voor 1 juli zijn ingediend van het jaar daarvoor. Vrijwillig aangeleverde gegevens worden niet naar de omgevingsdienst gestuurd. Deze worden alleen gebruikt voor onderzoek, als u daar in het formulier toestemming voor hebt gegeven.
Voor welke vervoersmiddelen u de kilometers moet bijhouden kunt u terugvinden in de handreiking voor werkgevers (let op: hier wordt nog gesproken over 1 jan. 2024, dit moet 1 jul. 2024 zijn). Hier vindt u per soort mobiliteit praktische tips vinden over hoe u dit het beste kunt aanpakken.
Wat kunt u doen aan voorbereiding?
Allereerst is het handig om te checken of uw bedrijf überhaupt onder de verplichting valt. Dus hoeveel medewerkers zijn er bij uw bedrijf werkzaam of verwacht u op de peildatum in dienst te hebben? Daarnaast is het verstandig de huidige administratie rondom het registeren van kilometers onder de loep te nemen. Kunt u de rapportage invullen met de gegevens die u hebt ontvangen? Of zijn wellicht aanpassingen nodig? Bijvoorbeeld op het declaratieformulier of in het declaratiesysteem, waar uw medewerkers naast kilometers ook moeten kunnen noteren om welk vervoersmiddel met welk brandstoftype het gaat. En bij leaseauto’s is het bijvoorbeeld belangrijk dat wanneer er ook privé gereden wordt, dit duidelijk uitgesplitst wordt, de privé kilometers tellen namelijk niet mee.
Na het indienen via de site van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland, ontvangt u als werkgever direct een rapportage met daarop de ingediende gegevens en de daarbij behorende CO2 uitstoot. Ook krijgt u hierbij algemene tips en adviezen hoe u de duurzaamheid eventueel kunt verbeteren en wie daarbij zou kunnen helpen.
